Rozliczenie mediów z najemcami – poradnik dla inwestora

14 marca 2022 4 minuty czytania

Inwestowanie w nieruchomości na wynajem jest uważane za jeden z najskuteczniejszych i najbezpieczniejszych sposobów lokowania kapitału. Prywatny najem nieruchomości to jednak nie tylko pomnażanie zgromadzonych środków poprzez uzyskiwanie wpływów od lokatorów, ale również szereg obowiązków. Kluczowym z nich jest rozliczanie mediów z najemcami, które może odbywać się na kilka sposobów.

Koszty eksploatacyjne i media w nieruchomościach

Zarządzanie mieszkaniem pod wynajem obejmuje szereg czynności związanych daną nieruchomością. Będąc właścicielem mieszkania na wynajem, mamy do czynienia z trzema rodzajami opłat, których umiejętne rozliczanie stanowi podstawę efektywnego zarządzania najmem.

Opłatami tymi są:

• czynsz najmu ‒ stanowiący realny dochód z danej nieruchomości,
• opłaty eksploatacyjne ‒ „czynsz administracyjny”, czyli wszelkie opłaty stałe, jakie uiszcza się do spółdzielni lub wspólnoty mieszkaniowej,
• koszty zużycia mediów ‒ których wysokość jest ściśle uzależniona od gospodarki prowadzonej przez najemcę mieszkania.

Poszukiwanie najemców, sporządzanie umów najmu czy obsługa techniczna lokalu to nie wszystko. Do obowiązków właścicieli mieszkań należy również rozliczanie kosztów za media w nieruchomości.

W umowie najmu mieszkania warto umieścić zapis oddzielający czynsz najmu (przychód wynajmującego) od pozostałych opłat wynikających z eksploatacji lokalu. Takie rozgraniczenie opłat pozwoli nam zapewnić stabilny i bezpieczny przebieg najmu.

Jak sprawować kontrolę nad mediami? Jak uwolnić się od przestarzałego Excela i oszczędzić czas na rozliczanie najmu? Z pomocą właścicielom nieruchomości na wynajem przychodzi aplikacja REZONE do zarządzania najmem z wbudowaną opcją szybkiego, wygodnego i dokładnego rozliczania mediów, której funkcjonalności przedstawimy szerzej w dalszej części artykułu.

Rozliczanie mediów ‒ rodzaje opłat

Wynajmując mieszkanie, spotkamy się z kilkoma typami opłat za media. Mowa tu w szczególności o następujących pozycjach:

• energia elektryczna,
• woda ciepła i zimna,
• ogrzewanie,
• gaz,
• dostęp do internetu i telewizji – te opłaty nie muszą być jednak powiązane z nieruchomością.

W zależności od zapisów umowy, jaką zawarliśmy z najemcą, możemy w różny sposób dokonywać rozliczenia wymienionych powyżej mediów. W praktyce stosuje się najczęściej trzy rozwiązania, które omawiamy poniżej.

Jak rozliczyć media w umowie najmu – sposoby ?

Istnieje kilka sposobów na rozliczanie mediów przy wynajmie mieszkania. Dzięki temu wynajmujący może wybrać najbardziej komfortową dla siebie opcję.

1.    Samodzielna opłata mediów przez najemcę

Wynajmujący może zdecydować się na samodzielne rozliczanie mediów za mieszkanie przez najemcę. Największym plusem tego rozwiązania jest oszczędność czasu i energii wynajmującego.

Rozliczenie mediów w umowie najmu poprzez samodzielną opłatę posiada jednak minus ‒ brak kontroli wynajmującego nad płatnościami najemcy. W przypadku, kiedy najemca nie wywiąże się z obowiązku systematycznego opłacania mediów, właściciel musi liczyć się z karą pieniężną nałożoną przez dostawcę lub z odcięciem lokalu od mediów. Rzadko stosowanym rozwiązaniem jest zobowiązanie najemcy do podpisania bezpośrednich umów z dostawcami mediów. Jest to jednak wygodne dla właściciela mieszkania, który przerzuca tym sposobem na najemcę odpowiedzialność za powstałe w trakcie trwania umowy najmu długi ‒ sam nie jest stroną umowy z dostawcami mediów.

2.    Koszty mediów wliczone w opłatę za wynajem

Alternatywą wobec rozliczania mediów przez najemcę, jest uwzględnienie ich w czynszu za wynajem mieszkania. W tej metodzie uśrednia się całkowity koszt za media i dolicza do kwoty wynajmu. Tym samym najmujący płaci stałą stawkę za media bez względu na ich rzeczywiste zużycie. Takie rozwiązanie stanowi wygodny i przejrzysty sposób uiszczania opłaty za media zwłaszcza z perspektywy najemcy. Dla właściciela mieszkania oznacza natomiast przejęcie na siebie ciężaru opłacania rachunków i ryzyka związanego z ich zmienną wysokością ‒ zwłaszcza, że najemca nie będzie zmotywowany do oszczędzania. Należy też pamiętać, że z czasem podana cena za media może ulec zmianie ze względu na aktualizację stawek operatorów. Przy wyborze tej opcji zlecane jest dopisanie w umowie najmu klauzuli mówiącej o okresowym podsumowywaniu wydatków na media i zliczaniu zużycia. Wówczas na podstawie dokonanych obliczeń sald wynajmujący może zażądać od najemcy dopłaty, bądź też zobowiązany będzie do zwrotu części pobranych za media należności.

3.    Rozliczenie mediów między wynajmującym a najemcą

Kolejny system polega na opłacaniu mediów przez wynajmującego, a następne ich rozliczaniu z najemcą. Właściciel mieszkania zyskuje dzięki temu kontrolę nad stanem rozliczeń z dostawcami mediów. Jest to także wygoda dla najemcy, ponieważ nie musi się on martwić o terminy płatności rachunków za poszczególne media. Taki sposób rozliczania mediów, który wymaga regularnego kontaktu, wzmacnia też relację wynajmującego i najemcy. Nie jest on jednak pozbawiony wad ‒ przede wszystkim stanowi obciążenie czasowe dla właściciela mieszkania.

4.    Refakturowanie mediów

Wynajmującemu mieszkanie przysługuje prawo do rozliczania mediów poprzez wystawienie tzw. refaktury. Refaktura, nazywana też odsprzedażą usług, jest zwykle stosowana przy przenoszeniu kosztów na inny podmiot ‒ w tym przypadku najemcę, gdyż faktycznie dochodzi do nabycia tych usług na jego rzecz. W praktyce to właściciel nieruchomości refakturuje koszty dostawy mediów na najemcę, który rzeczywiście z tych usług korzysta. Strony umowy mogą ustalić, że rozliczanie kosztów mediów nastąpi odrębnie od usługi najmu danego mieszkania.

Decyzja o tym, jak pobierać opłaty za media przy wynajmowaniu mieszkania, w dużej mierze zależy od osobistych preferencji właściciela. Wybrana forma musi być zarówno wygodna dla wynajmującego, jak i dogodna dla samych najemców. Należy zwrócić szczególną uwagę na prawa i obowiązki najemcy wynikające z rozliczenia mediów – tak, aby uniknąć potencjalnych sporów wynikających z tego tytułu i pozostać w zgodzie z przepisami podatkowymi.

Aplikacja do rozliczania kosztów eksploatacyjnych i refakturowania najemców

Wyzwaniem dla właścicieli mieszkań jest automatyzacja rutynowych czynności związanych z zarządzeniem nieruchomościami. Jednym z takich działań jest rozliczanie kosztów eksploatacyjnych i mediów. Z pomocą inwestorom oddającym lokale na wynajem przychodzi nowoczesna aplikacja REZONE.

Aplikacja do zarządzania nieruchomościami REZONE została wyposażona w funkcję do rozliczania kosztów eksploatacyjnych i mediów. Z jej pomocą możliwe jest również zautomatyzowanie i skonfigurowanie sposobu rozliczeń według zapisów umowy.

Automatyzacja rozliczania najmu to jednak nie koniec. Dzięki aplikacji do zarządzania nieruchomościami, wszelkie dokumenty związane z mediami są przechowywane w jednym, bezpiecznym miejscu ‒ w chmurze. Strefa najemcy to z kolei funkcjonalność, w ramach której najemcy uzyskują swobodny wgląd do rozliczeń z tytułu wystawionych faktur za najem lokali, w tym również z tytułu mediów.

W efekcie aplikacja do zarządzania najmem wpływa na poprawę przepływów finansowych z nieruchomości. Generowane za jej pomocą raporty służą optymalizowaniu działań, również w zakresie rozliczania mediów w najmie. Dzięki REZONE możliwe staje się również uwolnienie od niepraktycznych arkuszy kalkulacyjnych.

REZONE ‒ nowoczesne zarządzanie najmem

W pełni skalowalna aplikacja do zarządzanie najmem REZONE może być stosowana zarówno w obsłudze pojedynczej nieruchomości na wynajem, jak i całego portfela mieszkań z dowolną liczbą umów. Czytelny interfejs i swobodny dostęp do wszystkich danych z dowolnego miejsca na świecie to dodatkowe atuty cyfrowego rozwiązania skierowanego do właścicieli mieszkań na wynajem. Poszczególne moduły systemu do zarządzania nieruchomościami idealnie dopasowują się do indywidualnych potrzeb wynajmującego i jego lokalu. Aplikację można bezpłatnie wypróbować, odkrywając dzięki temu jej walory ‒ również w zakresie rozliczania mediów, które przy użyciu tradycyjnych rozwiązań, takich jak Excel, jest znacznie bardziej czasochłonne.

Redakcja Social.Estate

Zespół redakcyjny Social.Estate, który przygotowuje dla Ciebie najciekawsze newsy ze świata gospodarki, finansów osobistych i nieruchomości.