Akt notarialny

Co to jest akt notarialny?

Obowiązujące w polskim prawie przepisy stanowią jasno, że wszelkie umowy zbycia nieruchomości (dotyczy to zarówno umowy sprzedaży, zamiany czy darowizny), użytkowanie wieczyste czy założenie spółki muszą być zawierane w formie aktu notarialnego. Czym w praktyce jest akt notarialny, co powinien zawierać i jak należy go definiować?

Akt notarialny – definicja

Akt notarialny to forma urzędowego dokumentu. Jest on sporządzany w przypadkach, kiedy wymagają tego przepisy prawa bądź też wtedy, gdy taka jest wola stron. Uprawnioną do sporządzenia aktu notarialnego osobą jest notariusz, a w sytuacjach wyjątkowych również konsul RP poza granicami, o ile uprzednio uzyskał on od Ministra Sprawiedliwości stosowne upoważnienie wydawane na wniosek Ministra Spraw Zagranicznych. Trzeba przy tym pamiętać, że dokumenty sygnowane podpisem notariuszy zagranicznych wywierają w Polsce skutki prawne dopiero wtedy, gdy konsul potwierdzi zgodność dokumentów z prawem do ich wystawienia.

Każdy akt notarialny musi posiadać odpowiednią formę. Zgodnie z zapisami Ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie, dokument notarialny będzie ważny, o ile zawarte zostaną w nim następujące dane:

data i miejsce sporządzenia,
imię, nazwisko oraz siedziba kancelarii notarialnej,
dane personalne petentów wraz z podaniem imion ich rodziców oraz miejsca zamieszkania, gdy umowa dotyczy osób fizycznych,
nazwa oraz adres siedziby osób prawnych czy też innych podmiotów biorących udział w akcie, także dane personalne osób działających w imieniu osób prawnych,
oświadczenia stron wraz z powołaniem się na okazane podczas zawierania aktu notarialnego dokumenty,
stwierdzenie, że akt został odczytany, przyjęty i podpisany,
podpisy stron, które biorą udział w zawieraniu aktu notarialnego wraz z podpisem notariusza.

W sytuacji, gdy w treści aktu notarialnego pojawia się zapis o ustanowieniu prawa, które podlega ujawnieniu w księdze wieczystej albo dotyczy prawa ujawnionego w księdze wieczystej bądź też przeniesienia własności nieruchomości, nawet gdy nie na chwilę podpisywania aktu nie posiada ona księgi wieczystej, notariusz jest zobowiązany zamieścić w akcie wniosek o dokonanie wpisu w księdze wieczystej. Następnie informacja o dokonaniu tej czynności przesyłana jest do sądu przez notariusza w terminie trzech dni od sporządzenia aktu. Trzeba także wiedzieć, że oryginał aktu notarialnego pozostaje zawsze u notariusza, natomiast strony umowy otrzymują wypisy aktu notarialnego.

Kiedy zawiera się akt notarialny?

Do zawarcia niektórych rodzajów umów konieczne jest stworzenie umowy w formie aktu notarialnego oraz podpisanie jej w obecności notariusza. To prawny wymóg, który formalizuje przykładowo kwestie zakupu czy zbycia nieruchomości, najmu okazjonalnego, umowy spółek, darowizny czy sporządzenia testamentu. Zawarte w akcie notarialnym informacje poświadczone przez państwowego urzędnika, jakim jest notariusz, zabezpieczają interesy obu stron umowy.

Co ważne, istnieje możliwość zawarcia w akcie notarialnym klauzuli dobrowolnego poddania się egzekucji. W praktyce oznacza to, że w sytuacji, gdy jedna ze stron umowy naruszy postanowienia zawarte w umowie, wierzyciel może wszcząć postępowanie egzekucyjne bez kierowania sprawy do sądu, co znacznie obniża koszty i skraca czas dochodzenia swoich praw.

Jak sporządza się akt notarialny?

W celu sporządzenia aktu notarialnego należy udać się do biura notariusza po wcześniejszym umówieniu i przedstawieniu tematu umowy. Notariusz przygotuje wzór umowy w oparciu o otrzymane dane. Następnie akt jest czytany w obecności stron i gdy forma jego jest poprawna, zarówno strony, jak i notariusz składają na każdej ze stron parafkę potwierdzającą przyjęcie aktu, a na ostatniej jego stronie podpis. W trakcie czytania aktu notariusz powinien również starannie zweryfikować, czy osoby biorące udział w jego podpisaniu rozumieją jego treść oraz że jest on zgodny z ich wolą. Wówczas akt notarialny staje się prawomocny.

Kiedy można unieważnić akt notarialny?

Powodem do unieważnienia aktu notarialnego są wady w oświadczeniach woli. Wśród kluczowych należy wymienić:

pozorność oświadczenia woli,
brak świadomości złożenia oświadczenia woli,
błąd podczas składania oświadczenia woli,
podstęp w celu zawarcia aktu notarialnego,
podpisanie aktu notarialnego na skutek presji czy groźby.

Akt notarialny – cena

Każdy, kto zdecyduje się na zakup mieszkania lub domu zastanawia się, ile kosztuje akt notarialny. Na etapie wyboru nieruchomości zawsze trzeba pamiętać, aby w koszty całej inwestycji wkalkulować także obsługę notarialną. Czynność przygotowania i podpisania aktu własności nieruchomości musi mieć charakter formalny i musi odbyć się w obecności notariusza. W innym przypadku nie miałaby mocy prawnej i byłaby po prostu nieważna. Zarówno ustanowienie aktu notarialnego, jak i wpis do księgi wieczystej wiążą się z kosztami.

Maksymalna stawka taksy notarialnej za czynności notarialne

Maksymalna stawka taksy notarialnej za czynności notarialne zależy zawsze od wartości przedmiotu czynności notarialnej. W 2020 roku przedstawia się ona następująco:

do 3 000 zł – 100 zł,
powyżej 3 000 zł do 10 000 zł – 100 zł + 3% od nadwyżki powyżej 3 000 zł,
> 10 000 zł do 30.000 zł – 310 zł + 2% od nadwyżki powyżej 10 000 zł,
powyżej 30 000 zł do 60 000 zł – 710 zł + 1% od nadwyżki powyżej 30 000 zł,
> 60 000 zł do 1 000 000 zł – 1 010 zł + 0,4% od nadwyżki powyżej 60 000 zł,
powyżej 1 000 000 zł do 2 000 000 zł – 4 770 zł + 0,2% od nadwyżki powyżej 1 000 000 zł,
> 2 000 000 zł – 6 770 zł + 0,25% od nadwyżki powyżej 2 000 000 zł, nie więcej jednak niż 10 000 zł, a w przypadku czynności dotyczących osób należących do I grupy podatkowej ‒nie więcej niż 7 500 zł.

Czynności notarialne o stałej wartości

Warto także dodać, że niektóre czynności notarialne mają z góry określoną, stałą stawkę. Wśród nich ustawodawca wymienia przykładowo:

umowę majątkową małżeńską – 400 zł,
testament zawierający zapis zwykły, polecenie lub pozbawienie uprawnionego prawa do zachowku po rodzicach – 150 zł,
zwolnienie nieruchomości od obciążeń bądź też zrzeczenia się prawa, jeżeli wartości przedmiotu nie da się określić – 60 zł,
zrzeczenie się własności nieruchomości lub prawa użytkowania wieczystego – 80 zł,
pełnomocnictwo do dokonania jednorazowej czynności 30 zł,
oświadczenie o przyjęciu lub odrzuceniu spadku – 50 zł,
poświadczenie zgodności odpisu z oryginałem dokumentu – 6 zł za każdą stronę.

Trzeba pamiętać, że taksa notarialna podlega opodatkowaniu podatkiem VAT w wysokości 23%.

O czym należy pamiętać podczas podpisywania aktu notarialnego?

Przede wszystkim musimy mieć świadomość, że wysokość taksy notarialnej zawsze ostatecznie ustala notariusz. Warto więc zapytać o rabat. Nie bójmy się także zadawać pytań. Wiele formalnych, prawniczych sformułowań może nie być dla nas jednoznaczna i łatwa do zrozumienia. Zawczasu warto także przygotować wszelkie niezbędne dokumenty i poprosić o nie również drugą stronę umowy. Często notariusz prosi o przesłanie online czy też dostarczenie dokumentów wcześniej do kancelarii, aby przed samym faktem podpisania aktu notarialnego domu czy mieszkania, móc przygotować wzór umowy. Dzięki temu sama wizyta u notariusza trwa krócej.