Zarządzanie najmem nieruchomości – poradnik dla inwestora

4 marca 2022 6 minut czytania

Inwestowanie w nieruchomości na wynajem od lat uważane za jeden z najlepszych sposobów lokowania kapitału, to nie tylko czerpanie korzyści z wpływów od lokatorów. Zakup lokalu na wynajem wiąże się też z szeregiem obowiązków. Zarządzanie najmem to dla właścicieli mieszkań, zwłaszcza niedoświadczonych czy pracujących na pełen etat, spore obciążenie. Z pomocą przychodzą im jednak firmy zajmujące się obsługą najmu nieruchomości, które korzystając z dobrodziejstw nowoczesnych aplikacji do obsługi najmu nieruchomości, mogą usprawniać codzienne działania poprzez automatyzację powtarzalnych procesów.

Zarządzanie najmem lokali ‒ kim są polscy wynajmujący?

Popularność najmu w Polsce w porównaniu z innymi państwami Unii Europejskiej jest bardzo niska ‒ ostatnie miesiące pokazują jednak istotne zmiany w tym temacie. Wielu interesujących informacji o rynku najmu w Polsce dostarcza badanie wykonane przez firmę doradczą Cushman&Wakefield. Z ankiety przeprowadzonej w 2021 roku wśród reprezentatywnej grupy mieszkańców sześciu największych polskich miast odnośnie ich preferencji w zakresie najmu mieszkań wynika, że krajowy rynek najmu jest większy, niż wskazują na to statystyki. Okazuje się, że aż 18% (567 z 3078 badanych) najmuje mieszkanie lub dom. Jednocześnie, 313 ankietowanych wyraziło zainteresowanie wynajmem w najbliższym roku, a 443 z nich nie wie jeszcze, czy wynajmie, czy też kupi mieszkanie.

Oprócz liczb, które wskazują na dużą aktywność wynajmujących, badanie dostarczyło również ciekawych danych o nich samych. Mieszkanie wynajmują (56%) lub rozważają taki krok (49%) zwłaszcza przedstawiciele grupy tzw. young adults i young proffessionals w wieku do 34 lat. Dużą, bo liczącą 37% ankietowanych grupę wynajmujących stanowią pary bez dzieci. 21% badanych to single i pary z dziećmi. 13% to wynajmujący wspólnie ze współlokatorem, a kolejne 8% to samotni rodzice mieszkający z jednym lub większą liczbą dzieci.

Aktualna sytuacja na rynku mieszkaniowym ‒ czy wynajem się opłaca?

Wysoka inflacja oraz niskie do niedawna stopy procentowe były kluczowymi powodami, dla których coraz więcej osób lokowało swój kapitał w nieruchomości. Mieszkania z rynku pierwotnego znajdowały przez to nabywców często już na etapie pozwolenia na budowę. Inwestorzy, którzy w swoich portfelach posiadali kilka nieruchomości, pozyskiwali w ten sposób cenne źródło pasywnego dochodu.

Jedno jest pewne ‒ utrzymujące się do dziś wzrosty cen za m2 mieszkań sprzyjają właścicielom nieruchomości zakupionych z myślą o wynajmie. Jednocześnie jednak galopujące ceny lokali sprawiają, że wiele osób odkłada decyzję o zakupie własnego mieszkania. Do podjęcia takich decyzji skłaniają ich również inne czynniki – w tym podwyższenie progu minimalnego wkładu własnego z 10% do 20% czy zmiany w zakresie oceny zdolności kredytowej.

Znaczący wzrost stóp procentowych, które osiągają aktualnie nienotowane od dwóch dekad poziomy, sprawia, że przybywa osób zainteresowanych wynajmem mieszkania zamiast kupnem własnego lokalu. Nie ma zatem wątpliwości, że inwestowanie w nieruchomości i przeznaczanie ich na wynajem się opłaca ‒ zwłaszcza, że z każdym rokiem przybywa i będzie przybywać Polaków zamieszkujących w wynajmowanych mieszkaniach. O trendzie rozwojowym na polskim rynku najmu doskonale świadczy też stale rosnąca liczba ofert mieszkań dostępnych do wynajęcia.

Warto również podkreślić, że wzmożone zainteresowanie wynajmem mieszkań, pociąga za sobą kolejne konsekwencje w postaci wzrostu stawek czynszów. Jak wynika z analizy HRE Investments, przeciętne stawki za wynajem mieszkań wzrosły w ciągu ostatniego roku o około 10-15%. Ceny są obecnie wyższe niż przed pandemią. Najszybsze wzrosty obserwujemy w dużych miastach, liczących od 100 do 500 tys. mieszkańców. Eksperci prognozują, że to nie koniec podwyżek. W związku z powyższym w dobrej sytuacji znajdują się zwłaszcza te osoby, które są już w posiadaniu nieruchomości na wynajem, gdyż okres zwrotu z inwestycji ulegnie znacznemu skróceniu.

W efekcie trwającej pandemii COVID-19 zmieniły się również potrzeby mieszkaniowe wynajmujących, które zwiększają opłacalność inwestowania w nieruchomości. Z badań wynika, że na znaczeniu zyskał standard lokali ‒wynajmujący są w stanie zapłacić więcej za mieszkania lepiej wyposażone, z dostępem do balkonu lub tarasu oraz z szybkim internetem, umożliwiającym efektywną pracę zdalną, która upowszechniła się w czasie pandemii. Znajduje to odzwierciedlenie w spadku liczby oferowanych mieszkań o niższym standardzie. Wynajmujący coraz częściej poszukują też większych lokali, 2- lub 3-pokojowych. W efekcie mniejszy udział w rynku mają mieszkania o niewielkim metrażu.

Z jakimi wyzwaniami mierzą się właściciele lokali na wynajem?

Inwestowanie w nieruchomości na wynajem cieszy się niespotykaną dotąd popularnością wśród chcących chronić kapitał przed rosnącą inflacją. Taki model pomnażania zgromadzonych środków jest jednym z bardziej dochodowych, a przy tym bezpieczniejszych przedsięwzięć na rynku. Mimo związanych z nim zysków wymaga też poświęcenia czasu i energii na zarządzanie wynajętą nieruchomością lub nieruchomościami.

Trzeba bowiem mieć świadomość, że na zarządzanie mieszkaniami na wynajem składa się ogół działań podejmowanych w celu pozyskania najemców i kontaktu z nimi, opieki nad lokalami, utrzymania ich w dobrym stanie i optymalizowania ich wartości. Posiadanie jednej nieruchomości jest znacznie łatwiejsze od sytuacji, w której jesteśmy właścicielami kilku czy kilkunastu mieszkań na dodatek położonych w różnych lokalizacjach. Z każdym kolejnym lokalem ilość obowiązków rośnie, tym samym zwiększając zaangażowanie czasowe właściciela.

W praktyce często okazuje się, że sporym wyzwaniem dla właścicieli lokali i budynków na wynajem jest :

Wystawianie i wysłanie faktur dla najemców;
Rozliczanie wszystkich mediów i opłat nieruchomości z najemcami;
Szybkie przyjmowanie i obsługa zgłoszeń od najemców nieruchomości;
Refakturowanie najemców;
Pamiętanie o zbliżających się terminach przeglądów, umów , polis;
Uporządkowanie dokumentacji ‒ jej nagromadzenie sprawia, że łatwo utracić nad nią kontrolę. Trzymanie dokumentów w różnych miejscach, zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej, niesie za sobą również ryzyko utraty lub zniszczenia ważnych danych;
Dokonywanie wyliczeń w niedopasowanym do obecnych realiów technologicznych Excelu;
Zarządzanie nieruchomościami na wynajem wiąże się również z trudnościami w zakresie szczegółowego analizowania danych o konkretnych lokalach;
Dodatkowo, brak znajomości terminologii rynku nieruchomości może stać na przeszkodzie do rzetelnej oceny rentowności całego przedsięwzięcia dla początkującego inwestora;
Monitoringiem przepływów NOI (dochód operacyjny netto) nieruchomości, którym określa się dochód z najmu podawany w ujęciu rocznym, pomniejszony o wydatki operacyjne, ale bez uwzględniania podatku dochodowego oraz kosztów kredytu;
Bez dedykowanej aplikacji do obsługi najmu trudniej jest też stworzyć tzw. rent-roll, czyli zestawienie prowadzone w formie elektronicznego dokumentu przez właściciela lub zarządcę budynku. Zawarte są w nim informacje o najemcach, powierzchniach najmu, stawkach czynszu, datach podpisania umów, okresach najmu, sposobach indeksacji czynszu oraz kosztach ponoszonych przez właściciela nieruchomości.

zobacz także : Zarabianie na wynajmie nieruchomości a prawo – co warto wiedzieć?

Zarządzanie wynajmem ‒ dlaczego warto powierzyć je specjalistom?

Umiejętne zarządzanie wynajmowanymi nieruchomościami ma kluczowy wpływ na rentowność inwestycji. Sposobem na zaoszczędzenie czasu i energii właścicieli tego typu nieruchomości są nowoczesne aplikacje, które wspierają profesjonalne podmioty na rynku najmu. Jednym z rozwiązań optymalizujących procesy najmu jest aplikacja Rezone, skierowana do właścicieli i zarządców nieruchomości na wynajem.

Główną korzyścią jej zastosowania jest możliwość automatyzacji rutynowych czynności związanych z lokalem, (np. wystawianie i wysyłka faktur dla najemców) co pozwala zaoszczędzić zasoby inwestora oraz wyeliminować potencjalne błędy ludzkie. To natomiast przekłada się na wzrost rentowności całego przedsięwzięcia. Nowoczesne technologie stanowią również odpowiedź na przestarzałe, nieefektywne obecnie systemy, z których przez lata korzystali agenci nieruchomości i właściciele mieszkań. Specjalistyczne narzędzia wspierające obsługę najmu dają realną szansę posiadania wszystkich aspektów wynajmu pod kontrolą w jednym miejscu ‒ wygodnie, bezpiecznie i bez utraty jakości.

Jak tłumaczy Marcin Pabijanek z Rezone: „Obserwujemy wyzwania, z którymi mierzą się uczestnicy rynku nieruchomości. Wychodząc im naprzeciw, stworzyliśmy przyjazną użytkownikom aplikację do zarządzania najmem ‒niszowy na polskim rynku produkt, który rozwiązuje problemy inwestorów, jak i osób profesjonalnie zajmujących się obsługą wynajmowanych nieruchomości. Korzystanie z niej gwarantuje szereg korzyści ‒ pozytywnie wpływa zarówno na poprawę przepływów finansowych z nieruchomości, jak i usprawnienie czasochłonnych procesów, a automatyzacja oszczędza czas i ogranicza koszty po stronie inwestora. Co istotne, dostęp do wszystkich kluczowych danych i raportów możliwy jest praktycznie 24h/7, bez względu na miejsce i czas”.

Aplikacja Rezone ‒ nowoczesne zarządzanie lokalami na wynajem

Poza wspomnianymi już korzyściami, jakie oferuje aplikacja Rezone, trzeba również dodać, iż korzystanie z niej do obsługi zarządzania najmem, zwiększa komfort i bezpieczeństwo pracy. Automatyczne generowanie faktur czynszowych, rozliczanie mediów, dostarczanie faktur najemcom, korespondencja z wynajmującymi czy filtrowanie i raportowanie danych o lokalu ‒ to kluczowe funkcje, jakie oferuje. Dzięki aplikacji można też określać warunki opłat zawartych w umowach, a następnie kontrolować ich rozliczenia zgodnie z wprowadzonymi zasadami. Aplikacja Rezone pozwala również na bezpieczne przechowywanie w chmurze wszystkich dokumentów, takich jak umowy, faktury czy różnego rodzaju regulaminy. Dzięki niej właściciel może otrzymywać także powiadomienia o wygasających polisach ubezpieczeniowych lub o zbliżających się terminach przeglądów.

Swobodnie skalowalna aplikacja Rezone może być stosowana zarówno w obsłudze pojedynczej nieruchomości na wynajem, jak i całego portfela mieszkań z nieograniczoną liczbą umów. Jej atutem jest również przyjazny dla użytkownika interfejs ‒ intuicyjny nawet dla mniej doświadczonych inwestorów czy zarządców, a także swobodny dostęp do wszystkich danych z dowolnego miejsca na świecie. Co ważne, poszczególne moduły systemu do zarządzania nieruchomościami każdorazowo dopasowują się do indywidualnych potrzeb najemcy i jego lokalu. Kolejną z wielu zalet aplikacji do obsługi najmu Rezone jest także możliwość wyboru 1 z 3 pakietów, co pozwala dobrać odpowiednią dla siebie usługę. Aplikację Rezone można również bezpłatnie wypróbować, odkrywając w trakcie testów szereg jej walorów.

Właściciele nieruchomości na wynajem niejednokrotnie stają przed dylematem, czy samodzielnie zarządzać swoimi nieruchomościami, czy powierzyć je w ręce profesjonalistów, oferujących najlepsze rozwiązania do zarządzania najmem. Użycie nowoczesnych aplikacji to polecana opcja dla wszystkich osób, które planują zarabiać na wynajmie lokali, a jednocześnie chcą do minimum ograniczyć swoje zaangażowanie w proces, jednocześnie osiągając satysfakcjonujące zyski z inwestycji.

Wypróbuj bezpłatnie 7 dni a plikację do zarządzanie lokalami – Rezone

Redakcja Social.Estate

Zespół redakcyjny Social.Estate, który przygotowuje dla Ciebie najciekawsze newsy ze świata gospodarki, finansów osobistych i nieruchomości.